W dniu 25.05.2018 r. weszła w życie nowa ustawa o ochronie danych osobowych (ustawa z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000), która stanowi krajowy element wdrożenia reformy przepisów o ochronie danych osobowych związanej z wejściem w życie RODO. W nowej ustawie o ochronie danych osobowych znowelizowano m.in. przepisy kodeksu pracy w zakresie stosowania monitoringu wizyjnego (dodano przepisy art. 22(2) – 22(3) kodeksu pracy).
Cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu wizyjnego
Zgodnie z nową regulacją, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli jest to niezbędne do:
· zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
· ochrony mienia,
· kontroli produkcji,
· zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu pracodawca musi określić się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Z kolei wobec nowozatrudnionych pracowników, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o monitoringu.
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca ma obowiązek oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Okres przechowywania danych z monitoringu
Ustawa wprowadziła maksymalny okres przechowywania danych z monitoringu, który wynosi 3 miesiące od daty nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wskazanych okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Inne formy monitoringu pracowników
Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Pracodawca może również zastosować wobec pracownika (o ile będzie to uzasadnione celami wskazanymi powyżej) inne formy monitoringu, np. lokalizatory GPS w samochodach służbowych. Należy pamiętać, że dane o lokalizacji zostały wymienione wprost w RODO jako kategoria danych osobowych (art. 4 pkt 1 RODO).
Zgoda na monitoring?
Podstawą prawną stosowania monitoringu wobec pracowników są przepisy RODO, tj. art. 6 ust. 1 lit f RODO – prawnie uzasadniony interes pracodawcy. Interes ten został określony w przepisach kodeksu pracy, tj. art. 22(2) i 22(3) k.p. Wobec tego pracodawca nie musi (i nie może) pozyskiwać od pracowników zgód na stosowanie monitoringu.
Pracownikowi przysługuje jednak prawo wniesienia sprzeciwu wobec stosowania monitoringu, jeżeli jest to uzasadnione jego szczególną sytuacją. Pomimo takiego sprzeciwu pracodawca nadal będzie mógł stosować monitoring, jeżeli wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (zob. art. 21 RODO).