Newsletter, czyli elektroniczny biuletyn rozsyłany za pośrednictwem poczty elektronicznej, to popularny element strategii marketingowych niejednego przedsiębiorcy. Szczególnie chętnie wykorzystują go właściciele sklepów internetowych, gdyż newsletter pozwala na utrzymanie stałego kontaktu z klientem i umożliwia przedstawienia aktualnej oferty produktowej. Klienci zapisani na newsletter tworzą jednocześnie cenną bazę danych osobowych, z której przedsiębiorca może korzystać dla marketingu bezpośredniego własnych towarów i usług, na co pozwala art. 23 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922), o ile oczywiście dane te zostały uzyskane i są przetwarzane zgodnie z wymogami tej ustawy.

Oznaczenie i treść informacji handlowej

Newsletter stanowi informację handlową zdefiniowaną w art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1030 z późn. zm.). W myśl tej regulacji informacją handlową jest każda informacja przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy lub osoby wykonującej zawód, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia wymagań określonych w odrębnych ustawach, z wyłączeniem informacji umożliwiającej porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacji o towarach i usługach niesłużącej osiągnięciu efektu handlowego pożądanego przez podmiot, który zleca jej rozpowszechnianie, w szczególności bez wynagrodzenia lub innych korzyści od producentów, sprzedawców i świadczących usługi.
Ustawodawca wymaga, aby informacja handlowa została wyraźnie oznaczona jako informacja handlowa. W związku z tym biuletyn rozsyłany za pomocą newslettera musi zawierać stwierdzenie, że jego treść stanowi informację handlową. Ponadto informacja handlowa musi zawierać:
1)  oznaczenie podmiotu, na którego zlecenie jest ona rozpowszechniana, oraz jego adresy elektroniczne;
2)  wyraźny opis form działalności promocyjnej, w szczególności obniżek cen, nieodpłatnych świadczeń pieniężnych lub rzeczowych i innych korzyści związanych z promowanym towarem, usługą lub wizerunkiem, a także jednoznaczne określenie warunków niezbędnych do skorzystania z tych korzyści, o ile są one składnikiem oferty;
3)  wszelkie informacje, które mogą mieć wpływ na określenie zakresu odpowiedzialności stron, w szczególności ostrzeżenia i zastrzeżenia.

Zgoda odbiorcy

Zgodnie z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.  Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.
Przepis ten wprowadza zatem podstawowy wymóg dotyczący newslettera, tj. zgodę odbiorcy na otrzymanie takiej informacji, polegającą w szczególności na udostępnieniu adresu elektronicznego.

Wymóg konieczności uzyskania zgody na otrzymanie newslettera wynika także z art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1489 z późn. zm.). Przepis ten stanowi, że zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.
Zgoda na otrzymywanie newslettera musi być wyrażona uprzednio, a nadto w sposób wyraźny. Samo udostępnienie przez odbiorcę identyfikującego go adresu nie jest równoznaczne ze zgodą. W związku tym prawidłowy formularz newslettera oprócz pola na wpisanie adres e-mail subskrybenta powinien zawierać także checkbox dotyczący zgody na otrzymanie informacji handlowej.
Przepisy przewidują karę grzywny za przesyłanie informacji handlowych bez zgody odbiorcy - art. 24 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną uznaje takie działanie za wykroczenie.

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Newsletter stanowi usługę świadczoną drogą elektroniczną przez przedsiębiorcę na rzecz subskrybenta. Wiąże się to z konieczność spełnienia wymogów określonych ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W szczególności chodzi tutaj o wymóg posiadania regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną.

Regulamin taki musi określać:
1) rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
2) warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:
a. wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
b. zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;
3) warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
4) tryb postępowania reklamacyjnego.

Przedsiębiorca ma obowiązek nieodpłatnie udostępnić usługobiorcy regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług, a także - na jego żądanie - w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca. Wymóg ten zostanie spełniony jeżeli w formularzu newslettera znajdzie się link umożliwiający pobranie regulaminu w formie pdf.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych?

Nie jest konieczne uzyskanie odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych subskrybentów newslettera. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą. W takim przypadku nie ma wymogu uzyskiwania odrębnej, wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą na ich przetwarzanie. Skoro newsletter stanowi usługę świadczoną przez przedsiębiorcę na podstawie zamówienia złożonego przez subskrybenta, to jest to umowa o nieodpłatne świadczenie usługi drogą elektroniczną, w której przedsiębiorca zobowiązuje się do przesyłania newslettera (umowa taka ma charakter jednostronnie zobowiązujący, gdyż na subskrybencie nie ciążą żadne zobowiązania). Zgoda na przetwarzanie danych nie jest zatem konieczna.
Pamiętać jednak należy o konieczności zarejestrowania zbioru danych w GIODO. Przetwarzanie danych osobowych (e-mail, niekiedy także imię i nazwisko) subskrybentów newslettera nie mieści się w katalogu zwolnień z obowiązku rejestracji wynikającego z art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych. Stosowna baza danych musi więc zostać zgłoszona do GIODO.

Obowiązki informacyjne

Nie można zapominać o obowiązkach informacyjnych związanych ze świadczeniem usług newsletter. Obowiązki te wiążą się przede wszystkim z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych (art. 24).  Na tej podstawie podmiot przetwarzający dane osobowe (także na potrzeby newslettera) ma obowiązek poinformować osobę, której dane dotyczą, o:
1)  adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
2)  celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
3)  prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
4)  dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

Dodatkowe obowiązki informacyjne wynikają z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczna (art. 5 i 6 tej ustawy). Świadczący usługi drogą elektroniczną usługodawca ma obowiązek podać, w sposób wyraźny, jednoznaczny i bezpośrednio dostępny poprzez system teleinformatyczny, którym posługuje się usługobiorca, następujące informacje:
1)  adresy elektroniczne;
2)  imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres.

Jeżeli usługodawcą jest osoba fizyczna, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia określonych w odrębnych ustawach wymagań, podaje również:
1)  w przypadku ustanowienia pełnomocnika, jego imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo jego nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres;
2)  samorząd zawodowy, do którego należy;
3)  tytuł zawodowy, którego używa, oraz państwo, w którym został on przyznany;
4)  numer w rejestrze publicznym, do którego jest wpisany wraz ze wskazaniem nazwy rejestru i organu prowadzącego rejestr;
5)  informację o istnieniu właściwych dla danego zawodu zasad etyki zawodowej oraz o sposobie dostępu do tych zasad.

Usługodawca jest także obowiązany zapewnić usługobiorcy dostęp do aktualnej informacji o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usługi świadczonej drogą elektroniczną, a także funkcji i celu oprogramowania lub danych niebędących składnikiem treści usługi, wprowadzanych przez usługodawcę do systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca.
Nie ma przeszkód, aby powyższe informacje znalazły się w jednym dokumencie wraz z informacjami zawartymi w regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną. Dokument zawierający wszystkie wymagane prawem informacje może zostać udostępniony subskrybentowi jako regulamin newslettera.